Datenschutzerklärung

Fassung vom 2026-08-25 für FormByForm Deutschland.

Genehmigte Fassung für den laufenden deutschen Dienst und die beschriebene GA4-Konfiguration. Google Analytics wird auf de.formbyform.com nur geladen, wenn eine gültige hostbezogene GA4-Konfiguration vorhanden ist und der Nutzer zuvor ausdrücklich in Analyse eingewilligt hat. Ohne diese Einwilligung wird weder der Google-Tag geladen noch eine Anfrage an Google gesendet.

Diese Erklärung beschreibt den Betrieb des deutschen FormByForm-Dienstes unter de.formbyform.com. Sie gilt nicht für das globale Länderportal oder einen Dienst für ein anderes Land.

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlicher und Betreiber ist Mateusz Król, Anschrift: ul. Żurawinowa 7, 42-271 Częstochowa, Polska, polnische Steuer-ID (NIP) 5732923161, REGON 387632869.

Datenschutzanfragen können an [email protected] gesendet werden. Der Betreiber bietet Kommunikation in polnischer und englischer Sprache an. Eine deutschsprachige Bearbeitung wird derzeit nicht zugesagt.

2. Umfang des Dienstes und Status dieser Fassung

Der Dienst stellt einen landesspezifischen Formularkatalog, eine Suche, einen Editor, eine Live-Vorschau sowie PDF- und DOCX-Export bereit. Formulare können ohne Benutzerkonto geöffnet und ausgefüllt werden.

In dieser Fassung sind folgende Funktionen nicht verfügbar: Anfragen nach neuen Formularen, Kommentare, Bewertungen, öffentliche Institutionsverzeichnisse, Ratgeber, Zahlungen und Spenden. Google AdSense und vergleichbare Werbedienste sind für diesen Markt nicht aktiviert.

Für de.formbyform.com ist eine direkte Einbindung von Google Analytics 4, im Folgenden GA4, genehmigt. Sie ist nur wirksam, wenn die hostbezogene Konfiguration vorhanden ist und der Nutzer ausdrücklich in Analyse eingewilligt hat. Der aktuelle technische Betriebsstatus wird in Abschnitt 6 ausgewiesen.

FormByForm ist keine Behörde, übermittelt keine Dokumente an Empfänger und trifft keine Entscheidung über einen Antrag.

3. Verarbeitete Daten und Zwecke

Vorgang	Daten	Zweck und Rechtsgrundlage
Vorschau, PDF und DOCX	Eingaben in Formularfelder, gewählte Optionen und ausgeblendete Felder	Bereitstellung der angeforderten Dokumentfunktion, Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO
Interne Downloadstatistik	Formular und Revision, Dateiformat, leer/ausgefüllt und Zeitpunkt	Nachfrage messen und Vorlagen pflegen, berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO
Lokale Entwürfe und Einstellungen	vom Nutzer gewählte Formularwerte, Favoriten, Downloadverlauf und ausgeblendete Felder	optionale Wiederherstellung auf demselben Gerät, Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO
Sicherheit und Betrieb	notwendige Verbindungsdaten, Rate-Limit-Status und inhaltsfreie Fehlerdaten	sichere und zuverlässige Bereitstellung, Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO
GA4 bei konfiguriertem Dienst nach Einwilligung	zufällige Client- und Sitzungskennungen, Zeitangaben, Browser-, Geräte-, Sprach- und Bildschirmmerkmale, ungefährer Standort, bereinigter Host, Pfad, Seitentitel und Referrer, Katalog- und Downloadmetadaten sowie Web-Vitals-Messwerte	aggregierte Reichweite, Nutzung des Katalogs und der Exporte sowie technische Qualität verstehen, Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO

Die interne Downloadstatistik enthält keinen dauerhaften Browserbezeichner und keinen IP-Hash. Sie wird nicht zu einem persönlichen Nutzungsprofil verbunden.

Der GA4-Datensatz enthält insbesondere keine Inhalte oder Werte aus Formularfeldern, keine erzeugten Dokumente, Namen, E-Mail-Adressen oder sonstigen vom Nutzer eingegebenen Freitexte. Query-Parameter und URL-Fragmente werden vor der Messung entfernt. Ein interner Referrer wird auf Host und Pfad, ein externer Referrer auf seinen Ursprung begrenzt. Der Ereignisvertrag akzeptiert nur feste Katalogmerkmale wie Markt, Formular, Kategorie, Quelle, Dateiformat und Variante sowie technische Web-Vitals-Werte.

Die IP-Adresse ist technisch Bestandteil einer Verbindung zu Google. Nach den aktuellen Angaben von Google wird sie bei GA4 zur Ableitung eines ungefähren Standorts verwendet, aber nicht in GA4 protokolliert oder gespeichert. Diese Anbieterangabe und die konkrete Konfiguration wurden vor der Inbetriebnahme geprüft und werden regelmäßig sowie bei wesentlichen Änderungen erneut geprüft.

4. Daten in Formularen und erzeugten Dokumenten

Je nach Vorlage können Eingaben personenbezogene oder besonders schutzbedürftige Informationen enthalten. Diese Daten werden ausschließlich verarbeitet, um die vom Nutzer angeforderte Vorschau oder Datei zu erzeugen.

Die Vorschau wird im Browser erstellt. Für PDF oder DOCX werden die erforderlichen Eingaben über eine verschlüsselte Verbindung an die Infrastruktur des Dienstes übertragen. PDF-Daten bleiben im Arbeitsspeicher des Prozesses. Die DOCX-Erzeugung kann eine temporäre Datei verwenden, die nach der Konvertierung gelöscht wird. Formularwerte werden nicht in der Anwendungsdatenbank oder in Zugriffsprotokollen gespeichert. Der Betreiber führt kein Archiv erzeugter Dokumente.

Ein lokaler Entwurf ist eine getrennte optionale Funktion. Er wird nur nach Einwilligung auf dem verwendeten Gerät gespeichert und kann über die Formularfunktion oder durch Widerruf der Einwilligung gelöscht werden. Formular- und Dokumentinhalte werden nicht an GA4 übermittelt.

5. Cookies und lokaler Browserspeicher

Schlüssel	Medium und Kategorie	Zweck	Speicherdauer
`wnsk_privacy_consent`	`localStorage`, notwendig	speichert die Datenschutzentscheidung	180 Tage
`wnsk-locale`	Cookie, notwendig	hält die Sprache innerhalb der Navigation konsistent	1 Jahr
`form_draft_*`	`localStorage`, Einstellungen	lokaler Formularentwurf	bis zu 7 Tage
`form_hidden_fields_*`	`localStorage`, Einstellungen	merkt ausgeblendete optionale Felder	bis zum Zurücksetzen oder Widerruf
`wnsk:downloads:v1`	`localStorage`, Einstellungen	lokaler Verlauf von bis zu 50 Downloads	bis zum Löschen oder Widerruf
`wnsk:favorites:v3`	`localStorage`, Einstellungen	lokal gespeicherte Favoriten	bis zum Entfernen oder Widerruf
`_ga`, `_ga_*`	hostbezogene Cookies, Analyse	GA4-Client- und Sitzungszuordnung bei konfiguriertem Dienst, ausschließlich nach Analyse-Einwilligung	höchstens 180 Tage ab Erstellung, ohne Erneuerung durch weitere Seitenaufrufe

Notwendige Speicherung hält den Dienst und die Datenschutzentscheidung funktionsfähig. Entwürfe und Einstellungen werden nur nach einer freiwilligen Einwilligung gespeichert. Die Auswahl kann jederzeit über die Datenschutzeinstellungen geändert werden.

Ein Widerruf der Einwilligung für Einstellungen entfernt die vom Dienst verwalteten Entwürfe und Einstellungen auf diesem Gerät und berührt nicht die Rechtmäßigkeit der früheren Verarbeitung.

Die genannten Schlüssel sind hostbezogen. Insbesondere werden GA4-Cookies ohne Domain-Attribut nur für de.formbyform.com gesetzt. Sie werden nicht mit formbyform.com, it.formbyform.com, wniosek-wzor.pl oder einem anderen Host geteilt. Ein Cross-Domain-Linker ist nicht vorgesehen.

6. GA4, Einwilligung und Widerruf

Betriebsstatus dieses Marktes:

Google Analytics: aktiv
Google AdSense: inaktiv
SMTP: inaktiv

GA4 wird ausschließlich über Basic Consent eingebunden. Vor einer Analyse-Einwilligung und nach der Auswahl „nur notwendig“ wird weder der Google-Tag geladen noch eine Anfrage an Google gesendet. Der Einwilligungsstatus selbst wird vor der Einwilligung nicht an Google übertragen. Erst eine ausdrückliche Auswahl der Kategorie „Analyse“ darf den exakten, hostbezogenen Google-Tag laden.

Für die genehmigte Konfiguration gelten verbindlich folgende Einstellungen. Sie werden regelmäßig und bei jeder wesentlichen Konfigurationsänderung erneut geprüft:

Google Signals bleibt ausgeschaltet;
Enhanced Measurement bleibt ausgeschaltet;
user-provided data und die automatische Erkennung solcher Daten bleiben im Property und im Google-Tag ausgeschaltet;
ad_storage, ad_user_data und ad_personalization bleiben verweigert;
Werbefunktionen, personalisierte Werbung, Google-Ads-Verknüpfungen und AdSense bleiben ausgeschaltet;
der Cross-Domain-Linker bleibt unkonfiguriert;
automatische Seitenaufrufe bleiben ausgeschaltet; nur der bereinigte, geprüfte Ereignisvertrag darf Daten senden.

Eine Einwilligung kann jederzeit über die Datenschutzeinstellungen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Der Dienst setzt dann die Analyse-Einwilligung auf „verweigert“, entfernt die für ihn erreichbaren und verwalteten Cookies _ga und _ga_* auf de.formbyform.com und lädt die Seite ohne GA4 neu. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf. Bereits an Google übermittelte Daten können nicht allein durch das Löschen lokaler Cookies zurückgerufen werden; Auskunfts- oder Löschanfragen können an den Betreiber gerichtet werden.

7. Empfänger und internationale Übermittlungen

Technische Daten können durch Anbieter verarbeitet werden, die Hosting, Routing, Schutz, Fehlerdiagnose oder Datensicherung bereitstellen, sowie durch Behörden, soweit eine gesetzliche Pflicht besteht.

Für GA4 ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, Empfänger der Analysedaten. Google kann konzernverbundene Unternehmen und Unterauftragsverarbeiter einsetzen. Formularinhalte werden nicht zu Analyse- oder Werbezwecken an Google übermittelt.

Google betreibt eine globale Infrastruktur. Daher können Analysedaten, abhängig vom konkreten Verarbeitungsvorgang, auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden. Google erklärt, je nach Anwendbarkeit den EU-US Data Privacy Framework für teilnehmende und entsprechend zertifizierte US-Unternehmen und andernfalls von der Europäischen Kommission beschlossene Standardvertragsklauseln zu verwenden. Ob diese Grundlage, die Zertifizierung und zusätzliche Maßnahmen für die konkrete Verarbeitung noch gelten, wurde vor der Inbetriebnahme geprüft und wird danach regelmäßig geprüft. Diese Fassung garantiert weder einen bestimmten Speicherort noch, dass jeder mögliche Übermittlungsvorgang auf dieselbe Grundlage gestützt wird.

8. Speicherdauer

Formularwerte und erzeugte Dateien werden nach Auslieferung nicht gespeichert. Temporäre DOCX-Dateien werden nach der Konvertierung gelöscht.
Lokale Entwürfe laufen nach höchstens 7 Tagen ab und werden beim nächsten Aufruf entfernt.
Interne Downloadstatistiken werden höchstens 26 Monate gespeichert.
Für GA4 wird die Aufbewahrung von Ereignis- und Nutzerdaten im Property auf 14 Monate eingestellt. Aggregierte Berichte können nach den Angaben von Google von dieser Einstellung unberührt bleiben.
Die hostbezogenen GA4-Cookies bestehen höchstens 180 Tage ab ihrer Erstellung und werden durch weitere Seitenaufrufe nicht erneuert. Widerruf oder Browserlöschung kann sie früher entfernen.
Betriebs- und Sicherheitsprotokolle werden datenarm geführt, größenbezogen rotiert und nur so lange gespeichert, wie sie für Betrieb, Sicherheit und Vorfallprüfung erforderlich sind.
Daten, die für eine gesetzliche Pflicht oder die Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen benötigt werden, können für den jeweils erforderlichen Zeitraum gespeichert werden.

9. Rechte betroffener Personen

Abhängig von den Umständen bestehen Rechte auf Auskunft, Kopie, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Anfragen sind an [email protected] zu richten. Es werden nur die zur Identitätsprüfung erforderlichen Angaben verlangt. Eine Beschwerde kann bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde im eigenen EWR-Land oder bei der polnischen Aufsichtsbehörde eingereicht werden.

10. Sicherheit, Quellen und Änderungen

Der Betreiber verwendet Transportverschlüsselung, beschränkte operative Zugriffe, Eingabevalidierung, Anfragebegrenzung und datenarme Protokolle. Kein System ist absolut sicher. Auf einem gemeinsam genutzten Gerät sollten lokale Entwürfe nach Gebrauch gelöscht werden.

Die Einwilligungs- und GA4-Grenze wurde insbesondere gegen folgende Primärquellen geprüft:

Diese Quellenliste ist keine Rechtsberatung und ersetzt keine Prüfung der konkreten Konfiguration und Verträge. Die aktuelle Fassung steht unter /privacy. Domain, Infrastruktur, optionale Dienste, Empfänger, Übermittlungsgrundlagen und tatsächliche Speicherdauern werden regelmäßig und bei wesentlichen Änderungen erneut geprüft. Eine Änderung des Funktionsumfangs oder der Datenverarbeitung wird vor oder spätestens bei ihrem Wirksamwerden in diesem Dokument berücksichtigt.